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BETRIEBSWIRTSCHAFT: Mit den richtigen Zahlen auf Kurs bleiben!

InfoKompakt Oktober 2011 BetriebswirtschaftEin guter Steuermann kennt jederzeit die genaue Position seines Schiffes, berechnet die beste Route zum Ziel und hält es optimal auf Kurs. Dasselbe macht ein Geschäftsführer oder Eigentümer, der sein Unternehmen erfolgreich lenkt. Ob Schiff oder Firma – entscheidend für die Navigation sind verlässliche und transparente Zahlen.

 

Überblick: Wo steht Ihr Unternehmen heute?

Es mangelt keinesfalls an Daten und Fakten, die der Geschäftsführung zur Verfügung stehen. Genau darin liegt häufig das Problem: Zu viele Details verstellen den Blick aufs Wesentliche, die Zahlen bilden die Vergangenheit ab und zeigen nicht, dass jetzt an einer bestimmten Stelle gehandelt werden müsste.

Positionierung: Steuern Sie auf Sicht?

In der Schifffahrt lässt sich heutzutage der Längen- und Breitengrad ohne Mühe mittels GPS bestimmen. Ebenso komfortable Systeme gibt es für die Unternehmens-Navigation. Die Controllingsoftware MiCoS (Minimal-Controlling-System) zeigt tagesaktuell mit einer anschaulichen Ampel, welche Abteilung sich im grünen oder roten Bereich befindet. Die Handhabung ist denkbar einfach. Jeder Abteilungsleiter pflegt am Vormittag die wenigen, aber relevanten Zahlen aus dem Abschluss des Vortages ein. Ein geringer Aufwand von nur wenigen Minuten.

Sämtliche Daten aus allen Abteilungen fließen anschließend automatisch in die Chefübersicht. Anhand eines plakativen Signals sieht der Geschäftsführer auf einen Blick, ob das Unternehmen auf Kurs ist oder in welchem Bereich es Probleme gibt.

Richtung: So driften Sie nicht ab!

Je früher Sie gefährliche Klippen erkennen, desto leichter können Sie diese umfahren. Im Unternehmen klappt das oft nicht, weil die Finanzbuchhaltung (FiBu) systembedingt erst am Monatsende des Folgemonats die notwendigen Daten liefert. Mit der Tagessteuerung dagegen, kann schon am nächsten Tag auf Abweichungen reagiert werden.

Das zeigt ein Beispiel aus dem Verkauf: Schicken die Verkäufer zu wenig Angebote raus, ist das anhand der FiBu-Daten erst erkennbar, wenn die Umsätze einbrechen. Die Reaktion erfolgt deswegen Monate zu spät. Setzt ein Unternehmen MiCos ein, erkennt der Geschäftsführer bereits am Folgetag, ob die Verkäufer so viele Angebote geschrieben haben, wie geplant. Wenn nicht, kann er sofort agieren, den Ursachen auf den Grund gehen und steuernd eingreifen.

Weitsicht: Die Finanzen im Blick behalten.

Automatisch werden in der Finanzbuchhaltung jeden Tag Kontostände, Forderungsbestände und Lieferantenverbindlichkeiten gebucht und abgeglichen. Aber für die tägliche Leitung eines Betriebes, bei der viele Entscheidungen finanzielle Auswirkungen haben, nutzen diese FiBu-Zahlenbewegungen wenig. Dabei sind die Finanzen ein wichtiger Treibstoff, um Unternehmen am Laufen zu halten. Vergleichbar mit dem Kraftstoff für Schiffe. Kein Kapitän würde übers Meer fahren, ohne zu wissen, wie viel noch in seinem Tank ist.

Füllstand: Wie hoch ist Ihre Liquidität?

Eine „Tank-Anzeige“ gibt es auch für die betrieblichen Finanzen: das Software-Modul FinCos (Finanz-Controlling-System). Es gibt tagesaktuell einen transparenten Überblick über die zur Verfügung stehende Liquidität, über die in einzelnen Bereichen gebundenen liquiden Mittel und den möglichen finanziellen Spielraum. Neben den tatsächlich schon gebuchten Kontoständen, können auch Positionen eingebunden werden, die demnächst wesentliche liquiditätswirksame Ausgaben oder Einnahmen darstellen. Kontinuierlich werden so zu erwartenden Ein- und Auszahlungen mit den momentan zur Verfügung stehenden Mitteln abgeglichen. Dadurch sind frühzeitig  - zwischen zwei bis vier Wochen im Voraus - Trends zu erkennen, die beispielsweise zu einem finanziellen Engpass führen würden. Gründe dafür könnten ein schleichender Anstieg der Kundenforderungen, ein Rückgang an Bareinnahmen oder zu späte Mahnläufe sein. Sie erfordern jeweils eine andere Reaktion.

Teamarbeit: Geringer Aufwand, große Wirkung!

Vom Maschinenraum bis zum Deck braucht ein Kapitän auf der Brücke nicht alle, aber eben die entscheidenden Informationen, um sein Schiff auf Kurs zu halten. Auf diesem erfolgreichen Prinzip basieren auch die Softwaremodule MiCos und FinCos. Die Abteilungsleiter benötigen dafür täglich etwa fünf bis sieben Minuten, in denen sie die einmal festgelegten Zahlen in das Programm einstellen. Dieser geringe Zeitaufwand hat eine große Wirkung: Ohne nachfragen zu müssen, hat die Geschäftsleitung jeden Tag genau die aktuellen Daten zur Verfügung, die zeigen, wie es um Umsatz und Finanzen steht. Aktionen „aus dem Bauch heraus“ und oft um Monate zu spät, gehören damit der Vergangenheit an. Denn mit den richtigen Zahlen steuern Sie Ihr Unternehmen zeitnah, schnell und effizient.

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Rainer G. Fath
Dipl.-Kfm.
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